Description du Produit

Descriptif de la formation

Code : 22 GEN TE GESDI
Résumé :
Mettre en place un traitement performant des documents et informations circulant dans l’entreprise, s’approprier une démarche pour optimiser sa gestion du temps et son efficacité dans le travail.
Objectifs :
  • Identifier les facteurs qui nuisent à l'efficacité dans le travail
  • Mettre en oeuvre un traitement performant des documents administratifs reçus ou émis par l'entreprise
  • Identifier les méthodes et outils permettant une transmission efficace des informations internes et externes
  • S'approprier une démarche pour optimiser sa gestion du temps.
Prérequis :
  • Français : lu, écrit, parlé
  • Disposer d'un ordinateur, d'une tablette ou d'un smartphone et d'une connexion internet.
Contenu :

La formation débute par l'exposé, par chaque participant, des activités, tâches, compétences et problématiques liées à son poste de travail. Cet échange de pratiques est complété par des exercices en mini-groupes et des apports complémentaires sur les thématiques prioritaires identifiées parmi la liste suivante :

Gérer l’information circulant dans l'entreprise :

  • Catégoriser et hiérarchiser l'information circulant, par canal
  • Les appels téléphoniques : traçabilité et suivi.

Les outils de traitement des informations internes et externes :

  • Répertoire téléphonique et agenda (papier ou électronique), courrier et emails, échéancier, planning, etc.
  • Documents de la chaîne vente : papier en-tête, carte de visite et courriers commerciaux, devis et ses mentions légales, circuit de la facture client, etc.
  • Documents de la chaîne achat : bon de commande, de livraison et de transport, facture fournisseur
  • Documents de chantier : bons d'heures, déclarations / autorisations, PV de réception...

La circulation et le classement des documents :

  • Dossier des salariés et des organismes sociaux
  • Documents comptables, fiscaux, juridiques et bancaires
  • Documents commerciaux.

Maîtriser la correspondance :

  • Codes et usages d’une correspondance professionnelle : lettre, e-mail
  • Modélisation et rédaction de courriers spécifiques : lettre de relance et de réclamation, courrier d’accompagnement du devis, courriers commerciaux, courriers aux salariés...
  • Optimiser sa rédaction
  • Savoir mettre en valeur les informations.

S’organiser au quotidien :

  • Prioriser ses tâches
  • Créer ses outils d’organisation et de suivi : bases de données, tableaux de suivi et de bord, comptes rendus.

Classement et archivage :

  • Durées légales de classement : savoir se débarrasser du superflu !
  • Archivage "papier" et numérique.
Pédagogie :
  • Formatrice expérimentée sur les particularités de la gestion administrative dans une entreprise artisanale du bâtiment, sélectionné pour ses compétences techniques et pédagogiques
  • Formation à distance (visioconférence, synchrone, sur plateforme ZOOM) alternant apports théoriques, échanges d’expériences et cas pratiques
  • Interactions régulières entre le formateur et les stagiaires grâce aux fonctions de la plateforme de visioconférence
  • Lien de téléchargement du support de formation remis à chaque participant.
Type public : Personnel administratif, conjoint(es) d'artisans.
Méthodes d'évaluation : Autoévaluation des acquis et de la qualité de la formation renseignée par le stagiaire à l'issue de l'action.
Formation sanctionnée par la remise d'une attestation d'assiduité.

Sessions de formation

N° session : J24025A
GESTION ADMINISTRATIVE : S'ORGANISER POUR GAGNER DU TEMPS ET DE L'EFFICACITE - FORMATION A DISTANCE

Le jeudi 04 juillet 2024

Durée : 7 heures
Tarif : Consulter l'assistante AFABAT de votre département

Pour connaître les tarifs, modalités et délais d'accès à nos formations, veuillez contacter votre assistante en département.

Vous souhaitez organiser cette formation en INTRA, au sein de votre entreprise ?

Tarif : Consulter l'assistante AFABAT de votre département
Durée conseillée : 7 heures sur 1 jour (à adapter en fonction de vos besoins)
Groupe : de 8 à 12 personnes