GESTION ADMINISTRATIVE : S'ORGANISER POUR GAGNER DU TEMPS ET DE L'EFFICACITE - FORMATION A DISTANCE - Session J25036A

Description du Produit

Descriptif de la formation

Code : 22 GEN TE GESDI

Accroche commerciale :

Une formation pratique applicable immédiatement dans votre entreprise !

Cette formation est également accessible en présentiel, dans les départements de la région Auvergne-Rhône-Alpes. Consultez les sessions à venir.

Découvrez toutes nos formations à distance destinées aux artisans et salariés du bâtiment.

Résumé :

Mettre en place un traitement performant des documents et informations circulant dans l’entreprise, s’approprier une démarche pour optimiser sa gestion du temps et son efficacité dans le travail.

Objectifs :

Identifier les facteurs qui nuisent à l'efficacité dans le travail
Mettre en oeuvre un traitement performant des documents administratifs reçus ou émis par l'entreprise
Identifier les méthodes et outils permettant une transmission efficace des informations internes et externes
S'approprier une démarche pour optimiser sa gestion du temps.

Prérequis :

Français : lu, écrit, parlé
Disposer d'un ordinateur, d'une tablette ou d'un smartphone et d'une connexion internet.

Contenu :

La formation débute par l'exposé, par chaque participant, des activités, tâches, compétences et problématiques liées à son poste de travail. Cet échange de pratiques est complété par des exercices en mini-groupes et des apports complémentaires sur les thématiques prioritaires identifiées parmi la liste suivante :

Gérer l’information circulant dans l'entreprise :

Catégoriser et hiérarchiser l'information circulant, par canal
Les appels téléphoniques : traçabilité et suivi.

Les outils de traitement des informations internes et externes :

Répertoire téléphonique et agenda (papier ou électronique), courrier et emails, échéancier, planning, etc.
Documents de la chaîne vente : papier en-tête, carte de visite et courriers commerciaux, devis et ses mentions légales, circuit de la facture client, etc.
Documents de la chaîne achat : bon de commande, de livraison et de transport, facture fournisseur
Documents de chantier : bons d'heures, déclarations / autorisations, PV de réception...

La circulation et le classement des documents :

Dossier des salariés et des organismes sociaux
Documents comptables, fiscaux, juridiques et bancaires
Documents commerciaux.

Maîtriser la correspondance :

Codes et usages d’une correspondance professionnelle : lettre, e-mail
Modélisation et rédaction de courriers spécifiques : lettre de relance et de réclamation, courrier d’accompagnement du devis, courriers commerciaux, courriers aux salariés...
Optimiser sa rédaction
Savoir mettre en valeur les informations.

S’organiser au quotidien :

Prioriser ses tâches
Créer ses outils d’organisation et de suivi : bases de données, tableaux de suivi et de bord, comptes rendus.

Classement et archivage :

Durées légales de classement : savoir se débarrasser du superflu !
Archivage "papier" et numérique.

Pédagogie :

Formatrice expérimentée sur les particularités de la gestion administrative dans une entreprise artisanale du bâtiment, sélectionné pour ses compétences techniques et pédagogiques
Formation à distance (visioconférence, synchrone, sur plateforme ZOOM) alternant apports théoriques, échanges d’expériences et cas pratiques
Interactions régulières entre le formateur et les stagiaires grâce aux fonctions de la plateforme de visioconférence
Lien de téléchargement du support de formation remis à chaque participant.

Type public : Personnel administratif, conjoint(es) d'artisans.

Méthodes d'évaluation : Autoévaluation des acquis et de la qualité de la formation renseignée par le stagiaire à l'issue de l'action.
Formation sanctionnée par la remise d'une attestation d'assiduité.